Una parte integrante di una piattaforma di comunicazione è la capacità di connettere le persone.
Per raggiungere questo obiettivo, è necessario disporre degli strumenti e delle funzionalità adeguati che facilitino linee di comunicazione chiare e consentano la collaborazione di gruppo riducendo al minimo gli intoppi.
Questi sono alcuni dei principi fondamentali su cui si basa la piattaforma di comunicazione di Bicom Systems e che ci impegniamo a migliorare con ogni versione per rendere questi processi fondamentali il più possibile fluidi per ciascun utente.
Vediamo come la piattaforma Bicom Systems gestisce questa situazione nell’intera suite di prodotti disponibili.
Comunicazione di squadra immediata
La forma più comune di interazione tra colleghi avviene di persona o tramite messaggi di chat.
La piattaforma Bicom garantisce alle aziende l’accesso alla comunicazione testuale istantanea, in modo che i team possano trasferire informazioni internamente o tra loro per una collaborazione di progetto più semplice e veloce, assicurando che nulla vada perso nel processo.
Interattività aggiunta
Per rendere i messaggi di chat un ambiente meno sterile, pieno di muri di testo, le nostre funzionalità consentono agli utenti una maggiore libertà nelle loro interazioni attraverso la condivisione di file, consentendo loro di incorporare immagini, collegamenti e diversi file di testo nelle conversazioni, riducendo così diversi passaggi aggiuntivi che sarebbero altrimenti necessari per portare a termine le attività.
Ci assicuriamo inoltre che possano esprimere le proprie emozioni in merito a notizie, commenti e messaggi lasciati da altri dipendenti attraverso reazioni disponibili sia in chat che nelle riunioni, aggiungendo un pizzico di entusiasmo alla giornata lavorativa per aiutare a risollevare il morale di tutti.
Infine, tutti gli annunci e i messaggi importanti possono essere aggiunti a gruppi e conversazioni individuali, in modo che i partecipanti non perdano mai di vista un’informazione importante.
Trovare informazioni con facilità
Se i messaggi appuntati non bastano, l’opzione di ricerca file aiuta sempre gli utenti a trovare un’informazione specifica pubblicata in una chat che altrimenti si sarebbe persa in un mare di risposte, evitando agli utenti di dover ripetere le stesse cose e mantenendo le chat più pulite e facili da navigare.
Mantenere le chiamate registrate
Quando è necessario registrare informazioni importanti dalle chiamate, la funzione di registrazione delle chiamate risulta utile, consentendo agli utenti di registrare la conversazione per un uso futuro e ai partecipanti alla chiamata di conversare senza dover annotare ulteriori informazioni, mantenendoli concentrati sulla chiamata in corso.
Pianificazione e avvio riunioni senza interruzioni
Un altro potente strumento di collaborazione è rappresentato dalle riunioni, una funzionalità molto necessaria nelle moderne pratiche aziendali per fornire un ulteriore canale di comunicazione tra lavoratori da remoto e per portare un po’ di quel tocco umano attraverso la potenza dell’audio e del video.
Rende inoltre più semplice l’interazione tra i membri del team, poiché gli utenti non devono più digitare tutto se per loro è più semplice mostrare tutto tramite una presentazione.
Facile da organizzare
Le riunioni, però, sono un vero e proprio vaso di Pandora: mettersi in fila e presentarsi richiede un grande sforzo.
Fortunatamente, noi di Bicom Systems ci assicuriamo che ogni aspetto della comunicazione sia reso il più fluido e intuitivo possibile.
Il nostro primo tentativo è stato quello di garantire che le riunioni non fossero complicate da programmare e organizzare, rendendo tale processo fattibile in pochi semplici clic e consentendo agli organizzatori di aggiungere utenti con altrettanta facilità.
Oltre a ciò, è possibile assegnare dei co-organizzatori per contribuire a far sì che la riunione proceda senza intoppi una volta avviata.
Strumenti di collaborazione per riunioni
Una volta organizzata e avviata la riunione vera e propria, il problema successivo che affrontiamo è quello dell’interattività dei partecipanti e degli strumenti di collaborazione.
Abbiamo trattato questo argomento illustrando alcune funzionalità di base, come l’aggiunta di una chat all’interno della riunione per consentire ai partecipanti di conversare e dare il loro contributo senza interrompere il flusso della riunione o l’oratore in questione.
Alzare le mani
Una funzionalità che aiuta anche a preservare il flusso della riunione e a stimolare sforzi collaborativi è l’ opzione Alza la mano nelle riunioni, che consente ai partecipanti di porre domande senza interrompere il flusso della riunione poiché il relatore risponde quando ha tempo libero, introducendo un po’ di ordine, soprattutto durante le riunioni con un gran numero di partecipanti in cui molti di loro potrebbero voler avere la possibilità di parlare a loro volta.
Strumenti di gestione
Quando si lavora su progetti diversi, i vari strumenti di gestione offerti dalla suite di prodotti Bicom Systems consentono una migliore panoramica di come e dove vengono utilizzate le diverse risorse e possono aiutare a individuare i punti critici che dovrebbero essere risolti.
Dashboard dettagliate
PBXware, SERVERware, sipPROT e Contact Center utilizzano dashboard di sistema ottimizzate che tengono traccia delle informazioni necessarie e verificano eventuali guasti, nonché la disponibilità e l’allocazione delle risorse nei diversi ambiti operativi.
Queste informazioni possono spaziare da quante risorse sono assegnate a un singolo VPS, a quante estensioni PBX sono online e quanti attacchi al sistema vengono prevenuti, fino al tempo medio di gestione dei clienti per dipendente in un Contact Center e al loro stato di disponibilità, tra molti altri metodi per misurare l’efficacia del posto di lavoro e l’utilizzo delle risorse.
ento impeccabile.
Segnalazione
Inoltre, la nostra soluzione Contact Center offre persino la possibilità di automatizzare la generazione e l’invio di report, in modo che manager e responsabili dei team possano avere più tempo libero da dedicare alla risoluzione dei problemi, soprattutto considerando quanto sia fondamentale l’ottimizzazione nei CC.
Questi report possono riguardare singoli canali oppure possono presentarsi sotto forma di report combinati, che coprono tutte le statistiche degli agenti e delle code per canale di comunicazione.
Realizzato da esperti, per esperti
La funzione di questi strumenti di gestione dipende in ultima analisi dal prodotto utilizzato, ma potete stare certi che sono tutti costantemente ottimizzati per visualizzare tutte le informazioni necessarie affinché manager e team leader possano valutare la situazione attuale e capire se è necessario intervenire per risolvere eventuali problemi presenti o potenziali futuri, garantendo un funzionamento impeccabile.
Unire i team
"Un ruolo importante nel rendere possibile la comunicazione è il nostro impegno nel perfezionare il flusso di lavoro e nel rendere la collaborazione di gruppo un'esperienza fluida e indolore".
Uno degli obiettivi principali di Bicom Systems è consentire alle piccole e medie imprese di accedere a strumenti di comunicazione di livello aziendale, consentendo loro di avere una possibilità di competere in mercati molto competitivi.
Un ruolo importante nel rendere possibile questo obiettivo è svolto dal nostro impegno nell’aggiungere funzionalità che aiutino a perfezionare il flusso di lavoro aziendale e a rendere la collaborazione di gruppo un’esperienza fluida e indolore, aiutando queste aziende a crescere e a tenere il passo con quelle già affermate.
Sebbene disponiamo già di una solida base di questi strumenti nell’intera suite di prodotti Bicom Systems, non prevediamo di fermarci presto.
I nostri team sono sempre al lavoro per ricercare nuove potenziali funzionalità che renderanno il lavoro dei tuoi utenti molto più semplice da eseguire.
